Selon la récente édition de l’étude Télétravail de Malakoff Humanis1, un tiers des salariés font du télétravail début 2020, contre 25% en 2017.
Avec les défis mondiaux actuels auxquels les entreprises sont confrontées, ces chiffres devraient s’envoler prochainement.
Pour rester en activité et rester productifs, de nombreux collaborateurs se retrouveront à travailler à plein temps à domicile. En tant que chefs d’entreprise, quelles sont donc les meilleures façons de gérer le travail à distance pour s’assurer que nos collaborateurs restent motivés et engagés ?
En tant qu’entreprise mondiale possédant plus de 100 bureaux aux quatre coins du monde, nous sommes nous-mêmes confrontés à ces défis et nous nous y adaptons. Nous employons des collaborateurs au bureau et à domicile et nous avons travaillé avec de nombreuses organisations pour les aider à diriger avec succès leurs équipes virtuelles.
1. Soyez prêt – Si vous demandez à quelqu’un de travailler à domicile, assurez-vous qu’il dispose de tout l’équipement nécessaire. Il n’y a rien de pire que de ne pas pouvoir faire le travail parce que vous n’avez pas les bons outils. Pensez à l’assistance informatique et à la qualité de la connexion au réseau pendant que la personne travaille à domicile. Ceci peut induire des coûts a prendre en compte.
2. Pensez à la sécurité de vos données et de vos informations – Ce blog sur la gouvernance informatique de l’UE fournit quelques conseils judicieux.
3. Fixez des lignes directrices claires – En travaillant à domicile, il est très facile de prendre l’habitude de travailler à des heures inciviques et d’attendre la même chose des autres. Fixez des horaires précis, en fonction de vos attentes et de votre disponibilité. Par exemple, vous devez répondre aux courriels des clients dans un délai de xx heures. Les courriers électroniques internes doivent recevoir une réponse dans les xx heures. Les questions urgentes seront soulevées par SMS ou par téléphone
4. Se concentrer sur l’achèvement des tâches plutôt que sur les heures travaillées – Sans les distractions d’un bureau, il est fort probable que le travail sera achevé plus rapidement. Ainsi, plutôt que de s’attendre à ce que les gens soient assis à leur table de salle à manger de 9 à 17 heures, assurez-vous que chacun comprenne les produits livrables sur lesquels il doit travailler. Ainsi, chacun pourra se détendre un peu en sachant qu’il fait un travail qui en vaut la peine.
5. Restez en contact – pour certaines personnes, travailler à domicile peut être une source d’isolement, surtout si elles vivent seules. Veillez à rester en contact régulièrement, et pas seulement par courrier électronique. L’éloignement ne doit pas être synonyme de solitude.
6. Prenez le temps de discuter – Tout n’est pas question de travail, la vie de bureau crée de la camaraderie et de la culture. Pour les personnes travaillant à domicile, même celles qui ne voudraient plus jamais mettre les pieds dans un bureau, ce sont les amitiés et les bribes d’informations et de papotages quotidiens qui manquent aux gens. Nous sommes des créatures sociales, alors prenez le temps de prendre des appels en dehors du travail pour maintenir le bien-être de votre équipe. Créez une équipe/un groupe d’applications sociales pour que les gens puissent toujours partager des nouvelles, etc.
7. Rendez votre agenda accessible en ligne – faites savoir à votre équipe quand vous êtes disponible pour aider ou discuter en leur permettant d’accéder à votre agenda. Ceci a un impact sur votre gestion du temps et celle de l’équipe.
8. Utiliser la technologie – Programmer des réunions régulières en utilisant la technologie vidéo. Une image représente mille mots et des relations plus fortes se construisent normalement par des interactions en face à face. La technologie vidéo permet donc une communication plus non verbale pour construire et maintenir ces relations vitales et pour capter les signaux vitaux sur la façon dont quelqu’un fait face à la situation.
9. Pensez aux récompenses – C’est très simple, ce n’est pas parce qu’une personne travaille à domicile qu’elle doit manquer les récompenses et attentions que la vie au bureau lui apporte. Et qui ne serait pas ravi et motivé de recevoir le panier de légumes bio du bureau, par exemple, à son domicile.
10. Incitez au soutien mutuel – Si quelqu’un travaille à la maison, et que d’autres personnes sont encore au bureau, mettez-les en relation et confiez-leur la responsabilité de partager toutes les dernières nouvelles de l’entreprise, afin que rien ne soit oublié et que personne ne se sente exclu.
Souvenez-vous enfin, pour les entreprises, le télétravail permet :
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1 L’étude CSA pour Malakoff Humanis a été réalisée en novembre-décembre 2019, puis en février 2020 auprès de deux échantillons représentatifs de 1 610 salariés et 402 dirigeants et DRH d’entreprises du secteur privé.
