Le succès en affaires peut, en partie, être considéré comme une réaction en chaîne d’événements connectés ainsi que d’événements isolés, où la meilleure planification et stratégie peuvent entrer en collision avec des forces internes et externes imprévues. À tout moment, il existe un nombre infini de pièces mobiles qui peuvent nécessiter de petits ajustements ou des changements complets de trajectoire actuelle. Le besoin constant d’adaptabilité peut être intimidant pour un leader, mais établir une culture qui inclut une communication efficace sur le lieu de travail signifie que des contributions et un soutien sont disponibles auprès de diverses sources qui comprennent vos objectifs ; c’est-à-dire, si nous sommes prêts à écouter. Un avantage majeur d’une culture qui intègre une communication efficace est que nous pouvons recueillir des contributions de nos employés et équipes pour aider à orienter, ainsi qu’à adhérer aux raisons des ajustements de tâches ou de projets.
Dans une étude de recherche de Dale Carnegie, les leaders ont choisi la communication claire et efficace comme l’une des trois principales zones qu’ils estimaient avoir un impact sur l’amélioration de la productivité de l’équipe. Dans la même étude, 80% de ceux qui faisaient partie d’équipes performantes (ayant dépassé leurs objectifs au cours de l’année écoulée) ont déclaré avoir reçu une communication ouverte et honnête de leur leader, contre 61% pour tous les autres. Ces chiffres reflètent le fait que les compétences en communication au travail ont encore de la place pour s’améliorer et peuvent affecter directement le succès des équipes et des entreprises.
La communication efficace commence par une pensée claire. Il est important de comprendre ce que nous devons ou voulons dire, en plus d’identifier les objectifs souhaités ou les résultats avant de nous engager. En préparant nos pensées et en tenant compte du contexte d’une situation, nous pouvons communiquer de manière claire et concise et minimiser le soi-disant “bruit”. Cela inclut atteindre le public là où il se trouve plutôt que là où nous pensons qu’il devrait être, et ne pas dire plus que nécessaire.
La communication efficace sur le lieu de travail signifie également vérifier si l’autre personne ou les autres personnes ont bien compris votre message (c’est-à-dire tel que vous l’avez entendu) afin qu’ils puissent agir en conséquence. Et ils agiront. Selon un rapport McKinsey, les travailleurs inclus dans des communications efficaces et détaillées étaient cinq fois plus susceptibles de signaler une productivité accrue.
Alors, comment communiquer efficacement sur le lieu de travail ?
Dans le cadre de l’étude de Dale Carnegie précédemment mentionnée, “une communication médiocre ou inexistante”, “le manque d’écoute” et “le manque de collaboration” ont été fréquemment cités comme des raisons de mécontentement au sein des équipes et de leurs leaders. L’écoute active signifie se concentrer sur ce que l’autre personne dit en s’engageant à écouter sans parler.
L’écoute active nécessite votre attention directe. Cela peut inclure maintenir un contact visuel, hocher la tête ou confirmer que vous comprenez, et éviter d’interrompre. Cela signifie également être patient et permettre à l’autre personne de dire tout ce qu’elle souhaite sans se précipiter pour remplir les silences de conseils.
Il existe de nombreuses façons de communiquer sur le lieu de travail – virtuellement, en personne, par e-mail, messagerie, en face à face, etc. Ensuite, il y a la fréquence – toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines, etc. Chaque employé et équipe aura une méthode préférée et une cadence qu’ils considèrent comme une “communication efficace”. Trouver la réponse et utiliser le bon canal est un équilibre qui implique d’identifier ces préférences tout en incorporant simultanément ce qui fonctionnera le mieux pour le projet ou la tâche en cours.
Dans l’étude Dale Carnegie de 2023, une interaction fréquente a été identifiée comme une caractéristique des équipes performantes, car 87% des travailleurs de ces équipes ont déclaré interagir quotidiennement avec leurs collègues. La manière dont ces interactions se déroulent est importante pour être efficace, car 89% des leaders préféraient communiquer via des plateformes en ligne (Slack, Zoom, etc.), tandis que seulement 61% des contributeurs individuels pensaient de la même manière. Cela peut indiquer le potentiel d’amélioration de la productivité ou des performances simplement en changeant le moyen de communication. Après tout, étant donné le timing ou la fréquence (quotidienne) des communications entourant les équipes performantes, nous voudrions certainement que cela soit une expérience positive pour tous.
Le 25e principe de Dale Carnegie recommande de “poser des questions au lieu de donner des ordres directs”. Si une équipe n’a pas atteint un objectif, il vaut mieux leur poser des questions sur leur réflexion et leur processus que simplement leur dire comment le faire la prochaine fois. Une communication d’entreprise efficace impliquant des questions qui aident à comprendre les perspectives peut conduire à une adhésion améliorée, à la participation au processus de résolution de problèmes et à des opportunités de croissance et de réflexion pouvant entraîner des actions positives en vue d’atteindre les résultats souhaités.
Évitez les questions auxquelles on peut répondre simplement par oui ou non. Vous en apprendrez beaucoup plus sur les gens lorsque vous les laissez parler. Si les dirigeants doivent donner des instructions directes, laissez du temps aux employés et aux équipes pour poser des questions de suivi. Essayez de formuler cela comme “Quelles questions avez-vous ?” plutôt que “Avez-vous des questions ?” car des différences subtiles peuvent générer une discussion précieuse.
Les employés travaillent mieux lorsqu’ils se sentent psychologiquement en sécurité. Cela signifie qu’ils se sentent à l’aise de prendre des risques interpersonnels au sein de leur équipe. Ces risques peuvent impliquer de présenter une nouvelle idée ou de surmonter la crainte de paraître ridicule en posant une question. On doit se demander combien d’excellentes idées n’ont jamais été entendues à cause de cela !
N’oubliez pas que chaque personne est différente et provient de milieux et d’expériences différents. Nous devons faire preuve d’empathie et voir les choses du point de vue de l’autre personne. Nos origines influent sur tout, de notre manière de voir le monde à notre manière de parler et d’écrire. Être conscient des différences peut conduire à une amélioration des performances en milieu professionnel dans des domaines tels que l’innovation et la créativité, entre autres.
Les dirigeants doivent s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et comprend les objectifs qui leur sont fixés. Cela peut commencer par la création d’une vision d’équipe ou simplement en discutant des objectifs d’équipe au début d’un projet. Les attentes devraient inclure non seulement le résultat final souhaité, mais aussi les attentes en matière de fréquence et de méthode de communication.
Lorsque tout le monde travaille ensemble et qu’il n’y a pas d’ambiguïté dans leurs tâches, ils seront plus susceptibles de prendre des responsabilités pour leur travail et travailleront donc plus dur pour performer pour l’équipe. Des attentes claires réduisent également le besoin de surveillance constante et de micro-gestion.
Ne cachez pas les désaccords dans l’ombre. Une partie de la communication efficace sur le lieu de travail consiste à être capable de résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent. En cas de doute, réfléchissez à ces principes importants de Dale Carnegie :
#11 — Montrez du respect pour l'opinion de l'autre. Ne dites jamais "Tu as tort."
#18 — Soyez compatissant avec les idées et les désirs de l'autre personne.
#29 — Utilisez l'encouragement. Faites en sorte que la faute semble facile à corriger.
Les équipes performantes adoptent la technologie qui les maintient connectées et collaborant harmonieusement, mais c’est un autre canal ou outil parmi tant d’autres, pas une solution unique. L’utilisation judicieuse de la technologie est particulièrement importante lors de la constitution d’équipes virtuelles qui n’interagissent que par des moyens numériques et, utilisée correctement, peut être un changement de jeu puissant pour nos équipes et organisations.
Les systèmes de gestion des tâches peuvent maintenir les membres de l’équipe organisés, tandis que les plateformes de messagerie instantanée peuvent faciliter le brainstorming et le travail collaboratif. Cependant, soyez judicieux dans vos choix. Trop de technologie en l’absence de formation peut submerger les travailleurs et devenir un autre obstacle à la performance, contribuant à la frustration au travail.
En fin de compte, tout le monde a la capacité d’être un bon communicateur et il incombe aux dirigeants, à la direction et aux cadres de veiller à ce que des opportunités de formation soient disponibles. Il faut une pratique constante pour être bon dans une compétence, et des opportunités telles que des cours et des webinaires peuvent aider à établir de bonnes habitudes de communication sur le lieu de travail et vous mettre sur la voie d’être un modèle pour les autres.
Avec une communication efficace en place, les dirigeants peuvent éviter de créer une île d’isolement déconnectée du talent qui les entoure, ce qui signifie que vous n’avez pas à le faire seul, et cela peut vous épargner de nombreuses nuits sans sommeil !
